Sviluppare un’Organizzazione di Successo: Il Ruolo Chiave del Facilitatore

Scopri perché la facilitazione può fare la differenza nelle sfide del lavoro di oggi

November 3, 2023
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9 min read
mani che tengono post-it con appunti scritti durante un workshop di facilitazione

Questo articolo fa parte della serie How we work (come lavoriamo) ed è disponibile anche in Inglese e in Spagnolo

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“La perfezione non è raggiungibile, ma se cerchiamo la perfezione possiamo raggiungere l’eccellenza.”

Queste parole, generalmente attribuite a Edward Deming, sono spesso ciò che fa la differenza tra un’organizzazione di successo e una che, nel migliore dei casi, sopravvive con fatica.

Questa frase ci suggerisce che, se l’eccellenza la si raggiunge attraverso la ricerca della perfezione, è vitale saper cogliere quali sono le sfide di miglioramento all’interno di un’organizzazione.

In ogni organizzazione, infatti, indipendentemente dalla sua dimensione o settore, ci sono sfide che possono ostacolare la produttiv it à, l’efficienza e la soddisfazione dei clienti e dipendenti. Questo vale a prescindere che la tua realtà sia un’azienda, una non profit o un’istituzione pubblica i cui clienti sono i cittadini. Questi problemi, se non affrontati, possono portare a un ambiente di lavoro disfunzi onale e a una diminuzione della performance, minando la possibilità di realizzare a pieno lo scopo per cui la tua organizzazione esiste nel mondo.

Nella nostra esperienza sul campo con molteplici realtà in Italia e all’estero, abbiamo riscontrato che alcune di queste sfide sono molto comuni. Probabilmente ti ci riconoscerai.

Al contempo, proprio perché il nostro lavoro è accompagnare concretamente le organizzazioni con cui lavoriamo nel loro miglioramento continuo, abbiamo anche visto che esiste un approccio estremamente utile e rilevante per aiutarti a superare tali sfide e perseguire quella ricerca di perfezione che porta all’eccellenza. Scopriamolo insieme.

LE DIFFICOLTÀ NEL LAVORO DI OGGI

people working in a table in an office

Nella complessità delle dinamiche lavorative di oggi — sia per gli evidenti cambiamenti socio-economici intorno a noi, sia per le caratteristiche umane e tecnologiche con cui ogni organizzazione si trova a doversi confrontare — emergono sempre più spesso difficoltà a gestire aspetti come:

  • Conflitti: diversi punti di vista, personalità contrastanti, pressioni sul lavoro sono solo esempi dei molteplici fattori che possono portare a tensioni tra i membri del team. Questi conflitti, se non gestiti correttamente, possono generare un ambiente di lavoro tossico, riducendo la produttività, la soddisfazione e l’efficacia delle persone. Immagina un team di progetto in cui membri hanno idee contrastanti su come procedere, portando a ritardi e frustrazione. Forse non occorre neanche doverlo immaginare, poiché è molto probabile che tu lo viva nella realtà quotidiana del tuo lavoro.
  • Presa di decisioni: spesso le decisioni vengono prese da un piccolo gruppo di persone in posizioni di leadership, senza coinvolgere coloro che dovranno poi applicarle. A volte questo è dovuto alla mancanza di consapevolezza e conoscenza di modalità decisionali più efficaci ma anche quando la decisione diventa collaborativa, si incontrano delle difficoltà, soprattutto quando vanno coinvolte persone con diverse opinioni e prospettive. Tutto questo può portare a decisioni che non risolvono i problemi a fondo o che non tengono conto delle esigenze e delle preoccupazioni di tutti i membri del gruppo.
  • Efficienza dei meeting: seppure le riunioni siano un elemento fondamentale della vita aziendale, spesso possono diventare inefficienti e improduttive. Immagina una riunione di due ore in cui la maggior parte del tempo viene spesa a discutere argomenti senza giungere ad alcuna conclusione. Anche i dati a riguardo sono molto chiari: si stima che il 71% dei meeting siano improduttivi, causando costi non necessari pari a circa $37 miliardi l’anno (Fonti: Forbes, Zippia).
  • Gestione del cambiamento: che il cambiamento sia oggi un elemento connaturato alla vita di un’organizzazione è risaputo, ma continua ad essere motivo di incertezza, disallineamento, frustrazione e resistenze. Secondo un recente report PwC, solo un’azienda su due è strutturalmente preparata per gestire processi di innovazione e cambiamento. Tuttavia, nella nostra esperienza, quando le iniziative di trasformazione falliscono nella maggior parte dei casi questo è dovuto a problemi nella gestione dei cambiamenti che potevano essere evitati.
  • Collaborazione in team: è molto frequente vedere team che lavorano in silos, con poca comunicazione o collaborazione tra di loro. Questo genera spesso scarsa coesione e un’efficienza ridotta. Sappiamo tutti quanto la collaborazione sia essenziale per il successo di un team e di un’organizzazione, ma può essere difficile da raggiungere. I fattori che la ostacolano possono essere molteplici, come una mancanza di comunicazione, di fiducia o di allineamento sugli obiettivi.
  • Utilizzo del potenziale umano: le stime sul coinvolgimento delle persone al lavoro variano a seconda dei contesti, ma in alcuni casi raggiungono cifre preoccupanti. Secondo Gallup ad esempio solo il 34% delle persone sembra essere coinvolto nel proprio lavoro, mentre il restante 66% lo vede come un mezzo per arrivare a uno stipendio a fine mese e non contribuisce in modo sostanziale allo sviluppo della propria organizzazione. Questo spreco di potenziale è un freno estremamente rilevante sia alle performance dell’azienda che al benessere delle persone.

Pensaci. Quanto spesso ti ritrovi in queste dinamiche e difficoltà?

Condividerai con noi che queste sfide sono evidenti ostacoli per poter percorrere quella ricerca di perfezione che porta all’eccellenza.

Sarebbe però un grave errore pensare che esistano delle soluzioni lineari e preconfezionate a ciascuna di queste sfide. Ed è in effetti l’errore più comune che vediamo commettere da chi cerca di approcciare questi aspetti senza la dovuta consapevolezza e preparazione.

Serve invece un approccio diverso, che sia in grado di sostenere sia le dinamiche umane che quelle di processo. Una competenza in grado di supportare l’evoluzione di sistemi umani attraverso la generazione di condizioni adeguate per l’espressione del pieno potenziale del gruppo. Un ruolo che permetta di far emergere ciò che è più utile all’evoluzione del team o dell’organizzazione che sta navigando in queste acque agitate.

Seppure non esista un’unica risposta a tali esigenze, nel nostro lavoro abbiamo trovato che esiste una figura chiave in grado di supportare le organizzazioni a superare le sfide di oggi. Noi stessi abbiamo investito oltre un decennio nello sviluppare maestria in quest’arte.Stiamo parlando della facilitazione.

CHE COS’È LA FACILITAZIONE?

La facilitazione, nel modo in cui la intendiamo in Cocoon Pro, è quella disciplina che consente di:

“generare ed evolvere uno spazio sicuro, affinché gli altri possano raggiungere i loro obiettivi”.

persone che lavorano insieme intorno a un tavolo durante un workshop e una parete con post-it

La particolarità che rende la facilitazione unica è che non ha la presunzione di poter avere risposte a tutte le sfide che un’organizzazione sta attraversando, ma si pone come abilitatore di dinamiche che consentano di dar senso a tali sfide e superarle. Per noi ciò è possibile solo grazie alla consapevolezza e al rispetto di alcuni principi cruciali:

  • Nella complessità non ci sono esperti: ogni volta che ci troviamo di fronte a problemi complessi, che non hanno una risposta a priori giusta o sbagliata, è uno spreco di tempo, denaro ed energie credere che ci possa essere un esperto in grado di darci la soluzione. Non si tratta di quanto competente possa essere l’esperto, ma della insita impossibilità di adottare soluzioni preconfezionate o provenienti da conoscenze pregresse in tutte quelle situazioni in cui il problema non è prettamente tecnico. Sfide come quelle elencate nel precedente paragrafo sono dense di variabili infinite e imprevedibili, impossibili da analizzare scomponendo il problema in parti come fosse una macchina da aggiustare.
  • Ogni sistema è unico: ogni team e organizzazione possiede un’identità propria che gli conferisce tratti irripetibili, interagisce in un contesto unico, influenzandosi reciprocamente di continuo, ed è frutto di una storia e di una tensione evolutiva che non è paragonabile con nessun altro sistema. Questo non solo è da rispettare, ma anche da valorizzare. È fondamentale trovare strade che siano perfettamente aderenti all’identità, al contesto e alla traiettoria di ogni singolo sistema umano, e non soluzioni “taglia-unica”.
  • La saggezza è nel sistema: le persone che vivono quotidianamente le dinamiche lavorative di quel determinato team o quella determinata azienda hanno un livello di conoscenza della propria realtà che è impossibile trovare altrove. Spesso, tale conoscenza è nascosta, tacita, e per questo non è messa a frutto. Saper far emergere tutto questo sapere è la sola strada per trovare soluzioni che funzionino per quel gruppo e che non vengano rigettate una volta che si prova a metterle a terra.

CHE COSA FA UN FACILITATORE?

Un facilitatore ha quindi un ruolo cruciale nei processi di cambiamento e sviluppo, funge da catalizzatore e permette al sistema, che può essere un gruppo, un’organizzazione o una comunità, di trovare le proprie soluzioni.

“Hai tanti punti interrogativi e in qualche modo cerchi delle risposte. In Cocoon Pro non trovi mai la risposta fatta, però abbiamo trovato tanti strumenti che ci hanno aiutato nel generare le risposte e le soluzioni che cercavamo.”

— Pietro Cesati, imprenditore settore fintech

una donna che tiene dei post-it mentre facilita

Il facilitatore non fornisce risposte, bensì pone le domande giuste, stimola il dialogo, incoraggia la riflessione, porta strumenti e aiuta a riconoscere ed esprimere le competenze e le conoscenze già presenti nel sistema.

Il facilitatore dunque abilita e sostiene il processo, ma non ne influenza l’andamento o l’esito. Per questo è in grado di permettere al sistema di scoprire e sperimentare ciò che risuona maggiormente con la sua identità, la sua traiettoria e il suo contesto. L’obiettivo è far emergere il meglio dalla tua organizzazione, valorizzando le sue risorse interne e rispettando la sua unicità e complessità.

Tutto ciò significa riconoscere e celebrare la diversità, stimolare la collaborazione, favorire l’apprendimento e l’innovazione, orientare verso un cambiamento sostenibile e significativo.

Per poter fare tutto questo, un buon facilitatore è una persona che ha acquisito diverse competenze, tra cui:

  • la capacità di saper generare uno spazio psicologicamente sicuro per il gruppo;
  • la capacità di far emergere i reali obiettivi del sistema, oltre quelli che potrebbero essere solo dei sintomi;
  • la capacità di progettare adeguatamente interventi al contempo efficaci ed ingaggianti;
  • la capacità di essere centrato con sé stesso ed essere imparziale;
  • la conoscenza di diversi strumenti, tecniche e metodologie che mette a servizio del risultato operativo del suo intervento;
  • la capacità di saper leggere in tempo reale in che direzione sta andando l’energia del gruppo e utilizzarla per essere un vantaggio per tutto il sistema;
  • la capacità di saper gestire situazioni difficili come la presenza di dinamiche conflittuali o la resistenza di alcune persone.

“Nella preparazione è stato tutto nuovo, è stato quasi un salto nel buio, perché per me il modo di Cocoon Pro di approcciarsi ai workshop era assolutamente sconosciuto. Mi sono fidata, ho preso questo piccolo rischio, ma sono stata ripagata cento milioni di volte.”

— Manuela Matasconi, leader settore farmaceutico

Poter contare su una figura con tali competenze e in grado di generare tale valore è oggi una delle differenze chiave per un’organizzazione che ambisce a restare competitiva e puntare all’eccellenza.

Per questo, la facilitazione si sta diffondendo moltissimo, con molteplici opzioni che sono sempre più disponibili per chi vuole apprendere come si facilita o chi vuole integrare tra i propri collaboratori una figura con tali competenze.

Tuttavia, come abbiamo già accennato parlando dell’applicazione dei serious games, è importante ricordare che la qualità dei risultati che si possono ottenere dipende direttamente dalla qualità del facilitatore. La formazione è un aspetto fondamentale, e non tutte le scuole sono ugualmente all’altezza. Ma ancor di più, l’esperienza di molti anni e in contesti diversi unita alle caratteristiche di sensibilità umana e conoscenza delle dinamiche complesse, fanno la differenza tra un facilitatore professionista, e un entusiasta che ancora ha molta strada da fare.

UNA STRADA POSSIBILE

Per poter generare valore reale è necessario aver camminato a lungo e aver coltivato con pazienza l’esperienza necessaria.

Questo è quello in cui crediamo e in cui ci impegniamo in Cocoon Pro. La facilitazione, in particolare, è una disciplina che utilizziamo e sperimentiamo sul campo da oltre 10 anni e che, recentemente, abbiamo iniziato a insegnare a chi vuole imparare questa arte. La strada è tracciata e già decine di realtà hanno iniziato a percorrerla con noi.

“Per la nostra organizzazione formarci nella facilitazione non è un evento isolato ma frutto di una scelta strategica precisa. Perché? La facilitazione è un potente strumento che non solo offre un approccio pratico per affrontare sfide di crescente complessità, ma ci permette di migliorare le nostre skill di collaborazione. Ringraziamo Cocoon Pro per averci fornito questa opportunità formativa straordinaria!”

— Buildo, software company

In conclusione, in un mondo sempre più complesso e interconnesso, in cui le sfide richiedono soluzioni innovative e collaborative, la facilitazione è uno strumento essenziale per l’eccellenza organizzativa. E chi decide di integrare tale disciplina nella propria organizzazione, non solo acquisisce competenze utili per il proprio lavoro, ma intraprende anche un percorso di crescita che lo arricchisce come individuo e come sistema.

Se ti interessa capire come la facilitazione possa aiutare la tua organizzazione, contattaci e saremo felici di esplorare come accompagnarti nel vostro percorso verso l’eccellenza.


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