Desarrollar una organización de éxito: el papel clave del facilitador

Descubre por qué la facilitación puede marcar la diferencia en los desafíos laborales actuales.

January 22, 2024
·
10 min read
manos sosteniendo post-its con notas escritas durante un taller de facilitación

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“La perfección es inalcanzable, pero si buscamos la perfección podemos alcanzar la excelencia”.

Estas palabras, generalmente atribuidas a Edward Deming, son a menudo las que marcan la diferencia entre una organización de éxito y otra que, en el mejor de los casos, apenas sobrevive.

Esta frase nos sugiere que, si la excelencia se alcanza a través de la búsqueda de la perfección, es vital poder captar cuáles son los desafíos de mejora dentro de una organización.

De hecho, en toda organización, independientemente de su tamaño o sector, existen desafíos que pueden obstaculizar la productividad, la eficiencia y la satisfacción de clientes y empleadas/os. Esto se aplica independientemente de si tu organización es una empresa, una organización sin fines de lucro o una institución pública cuyos clientes son los ciudadanos. Estos problemas, si no se abordan, pueden generar un ambiente de trabajo disfuncional y un menor desempeño, lo que socava su capacidad para realizar plenamente el propósito por el cual existe tu organización en el mundo.

En nuestra experiencia de campo con múltiples realidades en Italia y en el extranjero, hemos descubierto que algunos de estos desafíos son muy comunes. Probablemente te reconocerás en ellos.

Al mismo tiempo, precisamente porque nuestro trabajo es acompañar concretamente a las organizaciones con las que trabajamos en su mejora continua, también hemos visto que existe un enfoque sumamente útil y relevante para ayudarte a superar estos desafíos y perseguir esa búsqueda de la perfección que lleva a la excelencia. Averigüémoslo juntos.

LAS DIFICULTADES DEL TRABAJO DE HOY

personas trabajando en una mesa en una oficina

En la complejidad de las dinámicas de trabajo actuales -tanto por los evidentes cambios socioeconómicos que nos rodean como por las características humanas y tecnológicas con las que toda organización se ve obligada a lidiar- surgen cada vez más dificultades en la gestión de aspectos como:

  • Conflictos: diferentes puntos de vista, personalidades confrontadas, presiones laborales, son solo ejemplos de los muchos factores que pueden generar tensiones entre las/os miembros del equipo. Estos conflictos, si no se gestionan correctamente, pueden generar un ambiente laboral tóxico, reduciendo la productividad, la satisfacción y la eficacia de las personas. Imagina un equipo de proyecto donde las/os miembros tienen ideas contradictorias sobre cómo proceder, lo que genera retrasos y frustración. Quizás ni siquiera necesites imaginarlo, ya que es muy probable que lo experimentes en la realidad diaria de tu trabajo.
  • Toma de decisiones: Las decisiones a menudo las toma un pequeño grupo de personas en posiciones de liderazgo, sin involucrar a quienes luego tendrán que implementarlas. A veces esto se debe a una falta de conciencia y conocimiento sobre métodos de toma de decisiones más eficaces, pero incluso cuando la decisión se vuelve colaborativa, se encuentran dificultades, especialmente cuando están involucradas personas con diferentes opiniones y perspectivas. Todo esto puede llevar a decisiones que no resuelvan los problemas a fondo o que no tengan en cuenta las necesidades e inquietudes de todas/os las/os miembros del grupo.
  • Eficiencia de las reuniones: aunque las reuniones son un elemento fundamental de la vida corporativa, muchas veces pueden volverse ineficientes e improductivas. Imagina una reunión de dos horas en la que la mayor parte del tiempo se dedica a discutir temas sin llegar a ninguna conclusión. Los datos a este respecto también son muy claros: se estima que el 71% de las reuniones son improductivas, provocando costes innecesarios equivalentes a aproximadamente 37 mil millones de dólares al año (Fuentes: Forbes, Zippia).
  • Gestión del cambio: es bien sabido que el cambio es un elemento inherente a la vida de una organización hoy en día pero sigue siendo motivo de incertidumbre, desajuste, frustración y resistencia. Según un reciente informe de PwC, sólo una de cada dos empresas está preparada estructuralmente para gestionar procesos de innovación y cambio. Sin embargo, según nuestra experiencia, cuando las iniciativas de transformación fracasan, la mayoría de las veces se debe a problemas en la gestión de cambios, que podrían haberse evitado.
  • Colaboración en equipo: es muy común ver equipos trabajando en silos, con poca comunicación o colaboración entre ellos. Esto genera a menudo una cohesión deficiente y una eficiencia reducida. Todos sabemos lo esencial que es la colaboración para el éxito de un equipo y una organización, pero puede ser difícil de lograr. Los factores que lo dificultan pueden ser múltiples, como la falta de comunicación, confianza o alineación de objetivos.
  • Aprovechamiento del potencial humano: las estimaciones sobre la implicación de las personas en el trabajo varían según el contexto, pero en algunos casos alcanzan cifras preocupantes. Según Gallup, por ejemplo, sólo el 34% de las personas parecen implicarse en su trabajo, mientras que el 66% restante lo ve como un medio para ganar un salario a final de mes y no contribuye sustancialmente al desarrollo de su organización. Este desperdicio de potencial supone un freno muy importante tanto para el rendimiento de la empresa como para el bienestar de las personas.

Piénsalo. ¿Con qué frecuencia te encuentras en estas dinámicas y dificultades?

Compartirás con nosotros que estos desafíos son obstáculos obvios para poder perseguir esa búsqueda de la perfección que conduce a la excelencia.

Sin embargo, sería un grave error pensar que existen soluciones lineales y preestablecidas para cada uno de estos desafíos. Y de hecho es el error más común que vemos, cometido por quienes intentan abordar estos aspectos sin la debida conciencia y preparación.

Más bien, se necesita un enfoque diferente, que sea capaz de apoyar tanto la dinámica humana como la de los procesos. Una habilidad capaz de apoyar la evolución de los sistemas humanos a través de la generación de condiciones adecuadas para la expresión del pleno potencial del grupo. Un rol que nos permite sacar a relucir lo que es más útil para la evolución del equipo u organización que navega por estas aguas turbulentas.

Si bien no existe una respuesta única a estas necesidades, en nuestro trabajo hemos encontrado que existe una figura clave capaz de apoyar a las organizaciones para superar los desafíos actuales. Nosotras/os mismos hemos invertido más de una década en desarrollar el dominio de este arte.

Estamos hablando de la facilitación.

¿QUÉ ES LA FACILITACIÓN?

La facilitación, tal como la entendemos en Cocoon Pro, es la disciplina que te permite:

“generar y evolucionar un espacio seguro, para que otras/os puedan alcanzar sus objetivos”.

personas trabajando juntas alrededor de una mesa durante un taller y una pared con post-its

La particularidad que hace única a la facilitación es que no tiene la presunción de poder tener respuestas a todos los desafíos que atraviesa una organización, sino que actúa como un facilitador de dinámicas que le permiten darle sentido a esos desafíos y superarlos. Para nosotros esto sólo es posible gracias a la conciencia y el respeto de algunos principios cruciales:

  • En complejidad no hay expertos: cada vez que nos enfrentamos a problemas complejos que no tienen a priori una respuesta correcta o incorrecta, es una pérdida de tiempo, dinero y energía creer que podría haber un/a experto/a capaz de darnos la solución. No se trata de cuán competente sea la/el experta/o, sino de la imposibilidad inherente de adoptar soluciones prefabricadas o provenientes de conocimientos previos en todas aquellas situaciones en las que el problema no es puramente técnico. Retos como los enumerados en el párrafo anterior están llenos de infinitas e impredecibles variables, imposible de analizar dividiendo el problema en partes como si fuera una máquina que hay que arreglar.
  • Cada sistema es único: cada equipo y organización tiene una identidad propia que le confiere rasgos irrepetibles, interactúa en un contexto único, influyéndose continuamente entre sí y es el resultado de una historia y tensión evolutiva que no es comparable con ningún otro sistema. Esto no sólo hay que respetarlo sino también valorarlo. Es esencial encontrar caminos que se ajusten perfectamente a la identidad, el contexto y la trayectoria de cada sistema humano individual y no soluciones que se adapten a todos.
  • La sabiduría está en el sistema: las personas que viven a diario la dinámica de trabajo de ese determinado equipo o de esa determinada empresa tienen un nivel de conocimiento de su propia realidad que es imposible de encontrar en otros lugares. A menudo, este conocimiento está oculto, tácito y por esta razón no se utiliza. Saber cómo sacar a relucir todo este conocimiento es la única manera de encontrar soluciones que funcionen para ese grupo y que no sean rechazadas una vez que se intentan poner en práctica.

¿QUÉ HACE UN/A FACILITADOR/A?

Por tanto, un/a facilitador/a tiene un papel crucial en los procesos de cambio y desarrollo, actúa como catalizador/a y permite que el sistema, que puede ser un grupo, una organización o una comunidad, encuentre sus propias soluciones.

“Tienes muchos signos de interrogación y de alguna manera estás buscando respuestas. En Cocoon Pro nunca encuentras la respuesta correcta, pero encontramos muchas herramientas que nos ayudaron a generar las respuestas y soluciones que buscábamos”.

— Pietro Cesati, empresario de tecnología financiera

una mujer sosteniendo post-its mientras facilita

El/la facilitador/a no da respuestas, sino que hace las preguntas adecuadas, estimula el diálogo, incita a la reflexión, aporta herramientas y ayuda a reconocer y expresar las habilidades y conocimientos ya presentes en el sistema.

Por lo tanto, el/la facilitador/a habilita y sostiene el proceso, pero no influye en su progreso o resultado. Por esta razón es capaz de permitir que el sistema descubra y experimente lo que más resuena con su identidad, su trayectoria y su contexto. El objetivo es sacar lo mejor de tu organización, potenciando sus recursos internos y respetando su singularidad y complejidad.

Todo esto significa reconocer y celebrar la diversidad, estimular la colaboración, fomentar el aprendizaje y la innovación, orientar hacia un cambio sostenible y significativo.

Para poder hacer todo esto, un/a buen/a facilitador/a es una persona que ha adquirido diversas habilidades, entre ellas:

  • la capacidad de generar un espacio psicológicamente seguro para el grupo;
  • la capacidad de sacar a relucir los objetivos reales del sistema, más allá de lo que podrían ser sólo síntomas;
  • la capacidad de planificar adecuadamente intervenciones que sean a la vez efectivas y atractivas;
  • la capacidad de estar centrada/o en sí misma/o y ser imparcial;
  • el conocimiento de diferentes herramientas, técnicas y metodologías que pone al servicio del resultado operativo de su intervención;
  • la capacidad de poder leer en tiempo real en qué dirección va la energía del grupo y utilizarla para que sea una ventaja para todo el sistema;
  • la capacidad de gestionar situaciones difíciles como la presencia de dinámicas de conflicto o la resistencia de algunas personas.

“Todo era nuevo en la preparación, fue casi un salto al vacío, porque para mí la forma en que Cocoon Pro abordaba los talleres era absolutamente desconocida. Confié, asumí este pequeño riesgo, pero fui recompensada cien millones de veces.”

— Manuela Matasconi, líder en el sector farmacéutico

Poder contar con una figura con tales capacidades y capaz de generar tanto valor es hoy una de las diferencias claves para una organización que aspira a seguir siendo competitiva y aspirar a la excelencia.

Por este motivo, la facilitación está cada vez más extendida, con múltiples opciones que cada vez están más disponibles para quienes quieren aprender a facilitar o para quienes quieren integrar una figura con estas habilidades entre sus colaboradores.

Sin embargo, como ya hemos mencionado al hablar de la aplicación de juegos serios, es importante recordar que la calidad de los resultados que se pueden obtener depende directamente de la calidad del/de la facilitador/a. La formación es un aspecto fundamental y no todas las escuelas están igualmente a la altura. Pero aún más, la experiencia de muchos años y en diferentes contextos combinada con las características de la sensibilidad humana y el conocimiento de dinámicas complejas, marcan la diferencia entre un/a facilitador/a profesional y un/a entusiasta al que aún le queda un largo camino por recorrer.

UN CAMINO POSIBLE

Para generar valor real es necesario haber caminado mucho tiempo y haber cultivado pacientemente la experiencia necesaria.

Esto es en lo que creemos y con lo que estamos comprometidos en Cocoon Pro. La facilitación, en particular, es una disciplina que hemos estado usando y experimentando en campo durante más de 10 años y que recientemente hemos comenzado a enseñar a aquellas/os que quieran aprender este arte. El camino está trazado y decenas de empresas ya han empezado a recorrerlo con nosotros.

Para nuestra organización, la formación en facilitación no es un hecho aislado sino el resultado de una elección estratégica precisa. ¿Por qué? La facilitación es una herramienta poderosa que no solo ofrece un enfoque práctico para abordar desafíos de complejidad creciente, sino que también nos permite mejorar nuestras habilidades de colaboración. ¡Agradecemos a Cocoon Pro por brindarnos esta extraordinaria oportunidad de capacitación!

— Buildo, empresa de software

En conclusión, en un mundo cada vez más complejo e interconectado, donde los desafíos requieren soluciones innovadoras y colaborativas, la facilitación es una herramienta esencial para la excelencia organizacional. Y quienes deciden integrar esta disciplina a su organización no sólo adquieren habilidades útiles para su trabajo, sino que emprenden un camino de crecimiento que les enriquece como individuos y como sistema.

Si estás interesado en comprender cómo la facilitación puede ayudar a tu organización, contáctanos y estaremos encantados de explorar cómo podemos acompañarte en tu camino hacia la excelencia.


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